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Servizi di catalogazione ed archiviazione dei documenti

STEP S.r.l. offre ai propri clienti un servizio ad elevato valore aggiuntivo, quale la gestione di archivi documentali (fisici o elettronici) sia di grande che piccole dimensioni.
L'archiviazione ottica consente di poter conservare in modo moderno, efficiente e pratico, enormi quantità di documenti, dati, informazioni, foto.
Gli standard tecnologici rendono possibile l'archiviazione di una grande quantità di documenti in varie forme e la legge ne riconosce la validità giuridica e dà un senso all'investimento.
Gli uffici, al giorno d'oggi hanno tutti, più o meno, lo stesso aspetto:
pile di documenti sparse sulla scrivania, schedari stracolmi e disordinati, scaffali ed armadi in cui sono ammucchiati e probabilmente dimenticati grandi quantitativi di documenti importanti.
La carta come mezzo di archiviazione:

  • si deteriora con il passare del tempo;
  • non permette ricerche rapide;
  • presenta difficoltà nella manipolazione;
  • è difficile da catalogare, organizzare in modo razionale e univoco;
  • necessita di ampi spazi per l'archiviazione.

L’introduzione di un sistema per l’archiviazione ottica all’interno dell’organizzazione aziendale e’ perciò in grado di produrre i seguenti vantaggi:

  • riduzione degli spazi e del personale dedicati all’archivio;
  • riservatezza e sicurezza delle informazioni;
  • inalterabilità dei documenti;
  • ricerca semplice ed immediata;
  • condivisione dello stesso documento che può essere consultato da più persone anche contemporaneamente.

L’attività si compone di diverse fasi:

  • prelievo dei documenti cartacei dagli archivi abituali del cliente;
  • trasporto dei documenti tramite nostri mezzi e nostro personale addetto;
  • preparazione dei documenti (eliminazione fermagli, punti metallici, smazzatura ecc.);
  • protocollazione automatica direttamente da scanner;
  • archiviazione ottica dei documenti cartacei;
  • indicizzazione con accurata individuazione delle idonee ed univoche chiavi per ricercare i documenti archiviati;
  • esportazione della banca dati su supporti magnetici;
  • fornitura del software personalizzato ai fini della consultazione e ricerca dei documenti e allegati archiviati;
  • produzione copie di backup dei CD-R;
  • ricomposizione dei documenti cartacei come in origine;
  • stoccaggio dei documenti cartacei (se richiesto) o riconsegna degli stessi su richiesta del Cliente.

Poiché è di vitale importanza che sia dati che informazioni siano facilmente raggiungibili e costantemente disponibili, la consultazione deve avvenire con tecnologie orientate al web per permettere un facile reperimento della documentazione da qualunque postazione di lavoro interna o esterna all’azienda.
Data la complessità e soprattutto la diversificazione degli scenari aziendali, la filosofia della nostra organizzazione è quella di non proporre soluzioni basate su software di tipo standard, ma di progettare e sviluppare soluzioni imaging personalizzate in grado di integrarsi ed interagire al meglio ed in tutta sicurezza con i sistemi informativi in utilizzo presso le aziende Clienti.



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